第七节 质量记录控制程序

1 目 的
规定记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制，以提供符合要求
和质量管理体系有效运行的证据。
2 范 围
适用于为证明产品符合要求和质量管理体系有效运行的记录，包括外来相关方的记录。
3 职 责
3.1 各部门资料员负责收集、整理、保管本部门的记录。
3.2 管理部负责汇总、编制企业记录控制清单。规定各项记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制；负责服务质量检验报告的归档和管理。
4 定 义
无
5 程 序
5.1 记录包括：全公司的检验记录、检验报告、生产记录、工作报告、本公司内部审核过程记录及报告等。记录可以采用文字、照片、光盘、磁带和磁盘等形式。
5.2 记录的标识和检索
5.2.1记录的格式、编号按《文件控制程序》规定执行。文字形式的记录填写要及时、真实、
内容完整、字迹清晰、易于识别和检索。记录标识应反映活动的名称、编号、时间。记录可以按照活动的时间归类，也可以按照活动的类别归类。必要时要对记录进行编目，以便检索。
5.2.2照片形式的记录必须附带文字说明。应标识活动的内容和时间。若照片是文字形式记录的附件应随同文字记录一并归档。
5.2.3光盘、磁盘、磁带等形式的记录必须将储存的位置、记录保管人、记录名称填入。必要时进行备份，记录文件按类型和控制要求进行归类整理，建立文件夹储存以便检索。
5.3 记录的保存、保护
5.3.1 各部门的资料员必须把所有的记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥地
方。所有的记录保持清洁、字迹清晰。磁盘记录还应及时以其他形式备份，防止丢失，不被修改。各台电脑由专人使用，密码保护并及时杀毒。
5.3.2 管理部编制《质量记录清单》，将企业所有与质量管理体系运行有关的记录汇总，
规定记录名称、编号、保存期、使用部门、保存地点等内容。
5.4 记录借阅和复制
5.4.1 各部门保管的记录应便于检索，需借阅或复制者要经相应部门负责人批准，借阅应填
写《质量记录借阅登记表》。
5.4.2 企业的技术数据、商业秘密、财务报表属于企业的保密记录。相关人员应遵守企业保
密制度。除非有合同的规定，经经理批准方可向外部提供。
5.5 记录的处置
5.5.1记录必须按要求及时传递给相关部门或人员使用。
5.5.2记录的收集保管部门应定期将收集的记录进行统计分析，从中识别各种改进的机会。
5.5.3记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁，保管部门应填写《质量记录销毁登记表》，并经部门主管审批后销毁，但不得遗失。
5.5.4 各相关部门可根据工作需要提出对记录格式设计更改，执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。
6 相关文件
6.1 《文件控制程序》
7 附 件
7.1 FM42-2-01 《质量记录清单》
7.2 FM42-2-02 《质量记录借阅登记表》
7.3 FM42-2-03 《质量记录销毁登记表》

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