第5章  档案资料管理方案
如我司有幸加盟番禺区行政办公中心的管理工作，我司将根据多年从事各类物业管理工作的实践经验，结合大院的物业管理服务需求，参照我司已通过认证的ISO9001：2000质量管理体系的标准，建立健全各项档案资料管理方案及管理规章制度，以确保能满足综合楼的物业管理服务需求。
   
完善的档案管理是确保物业管理服务不断完善、不断提高的重要措施之一，既可保证物业管理服务过程中的原始资料积累，便于对工作开展情况的总结、提高，更可确保符合ISO9001：2000质量管理体系的要求，实现质量记录的可追溯性。因此必须保存和维持完整的物业管理档案资料，为物业管理服务持续改进提供历史参考数据。一直以来，我司对档案管理非常重视，并制订有严谨的档案管理制度，对档案资料收集，归纳、整理、归档、管理、借阅、销毁都有明确规定。

一、档案管理规定
我司根据多年的物业管理经验，有针对性地制订了的物业管理的《档案管理规定》及相关的配套规定。
（一）档案管理规定
1、为加强档案管理，确保文件、记录资料收集、整理、归档、保管、借阅、借阅、销毁管理规范，制订本规定。
   
2、各部门在工作中形成的具有保存价值的文件资料都应收集整理归档。
   
3、档案资料的形成和收集应纳入工作计划中，在专（兼）档案管理员岗位职责中予以明确。
   
4、文件资料的收集应从多方面积累，形成内部和外来料资料收集累积的网络系统。
   
5、档案资料按资料形成的先后排序进行分类、编制类目、分册、装订归档）。
   
6、归档资料按类别按年份摆进档案柜,并按形成时间自上而下，自左至右顺序排列。
   
7、归档资料要求字迹工整、完整、准确、真实，纸张及文件格式应符合要求，禁止将用铅笔等材料书写及传真文件未经复印处理的资料归档。
   
8、归档资料原则上使用原件归档，如确要用复印件归档时，应在归档复印件上加盖“归档件”专用印章。
   
9、资料归档时间一般在某一项目工作完成后或在年度工作完成后，建设项目、改造项目工程的资料在竣工后一个月内归档。新购设备（包括引进设备或技术改造）于完工后连同调试记录等文件材料一齐整理归档。各类管理运行记录及相关资料必须在年度完成后于次年第一季度整理归档。
   
10、归档份数一般要求一式一份，主要的或使用频繁的文件材料可根据需要增加备份。
11、档案必须严格按规定要求保管，档案保存的地方要严格做到“七防”（防火、防盗、防潮、防高温、防虫、防尘、防腐蚀）工作；档案管理人员严格遵守档案保管保密制度，借阅必须有借阅登记手续。
    （二）档案借阅制度
   
1、重视档案的保护，借阅档案必须办理借阅登记手续。重要档案只阅不借。一般档案借出后15天内归还，如需延长借用期，需归还后办理续借手续。
   
2、借阅者要爱护档案，不得丢失、损坏。所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案资料随意更改、涂写。
   
3、档案资料只允许在借阅范围内借阅，仅供阅览的档案只能在档案室查阅，保密档案不供查阅。
   
4、在确保档案资料不泄密的前提下，可对内对外交流档案目录。
   
5、档案借出和归还时，应办理清点和签名登记手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚。
   
6、档案如有丢失、损坏或泄密，档案管理员须立即写出书面报告，请示上司按情节轻重追究当事人的有关责任。
   
7、员工调职、离职时，必须清理移交、归还所借阅的档案资料，移交清楚后方可办理调离手续。
   
8、外单位人员查阅档案须持所在单位介绍信和本人有效证件，经主管档案的领导批准，办理有关查阅手续后，方可查阅。
   
9、非财务人员查阅财务档案须经财务部门主管或所在管理处经理批准，办理查阅手续后，方可查阅。
    （三）档案销毁制度
   
1、档案必须经鉴定认为可销毁后才进行销毁。鉴定该销毁的档案应列出档案销毁清单，报主管领导审批准后方可进行销毁处理，销毁清单和销毁报告由档案室保存。
   
2、档案销毁时，要由二人以上监销并在销毁清册上签名。
3、销毁档案时要严格执行档案保密规定。对在销毁档案过程中出现失密或对公司造成损失，将按公司的有关规定进行处理。
    （四）档案保管期限规定
   
1、物业规划建设基础资料（包括规划报建、测量、施工监理、竣工验收、移交接管）等图纸资料永久保存；
   
2、业主权属资料，公众管理制度、来往文书等记录资料永久保存。
3、物业管理内部运作资料，人事劳资档案永久保存；财务经营档案长期保存；设备设施维修和技术改造资料长久保存；一般日常工作记录保存5年。
二、档案类目编制方法
（一）档案类目编制方法
1、形成的资料应按年份、按文件性质进行分类，公司档案类目以英文字母加阿拉伯数字混合编制。
2、总分类表由公司统一编制，给出每大类的固定代码，细分类表由各部门依据总分类表的分类基础上，根据自身的实际情况编制。如果总分类表列出的分类不符自身档案的要求，可根据实际编写分类，但需将分类表报办公室备案。
3、年份应在档案盒封面及册内封面目录示出。
（二）档案类目编码表
1、档案总类目编码表
A．     行政文书                                     
B．   人力资源管                                 
C．   财务经营管理                             
D．   管理制度                                        
 
E．    合同管理                                       
  
F．    采购管理                                       
 
G．    计划管理                                       
         
H．    设备管理                                    
I．    房屋管理                                      
J．    环境管理                                       
K．    绿化管理                                       
   
L．    治安管理                                       
M．    消防管理                                       
    
N．    车场管理
O．    服务管理
P．    社区文化
Q．    物业接管资料
R．    住户资料
S．    业主委员会资料
T．    档案管理
U．    智能化管理
V．    图书管理
2、档案分类目编码表
档案代码 文件名称
A 行政文书
A01   政府部门文件
A01－01 区街部门文件
A01－02 物价部门文件
A01－03     物业主管部门文件
A01－07    物业管理协会文件
A01－05  公安部门文件
A01－04   消防部门文件
A02 企事业单位文件
A02—01 供电部门文件
A02—02 供水部门文件
A02－03   开发商文件
A02－04 外来其它文件
A03 公司内部文件
A03－01 公司会议纪要
A03－02 人力资源处下发文件
A03－03 公司办公室下发文件
A03－04 公司总工室下发文件
A03－05 企划拓展处下发文件
A03－06 公司财务室下发文件
A03－07 
A04   管理处内部文件
A04－01   管理处会议纪要
A04－02  管理处发文（内）
A04－03   管理处发函（外）
A04－04       管理处通知
A04－05   批复文件
A04－06   管理处其它文件
B   人力资源管理
B01 员工档案
B02       员工培训
B03   员工考勤、考核
C   财务经营管理
C01 财务分析
C01－01 财务月度分析
C02－02 财务年度分析
C02 经营收入
C02－01 物业管理费
C02－02 停车场经营
C02－03 有偿服务
C02－04 营业外收入
C02－06 
C03 经营支出
C03－01 员工工资
C03－02 管理支出费用
C04 专项资金管理
C04－01 维修基金
C04－02 水电运转金
C04－03 
C05 资产管理
D        管理制度
D01    质量管理体系文件
D01－01 质量手册
D01－02 程序文件
D01－03 作业指导书
D01－04 记录表格
D02 财务管理制度
D03 公众管理制度
D04    其他专项制度
E      合同管理
E01 物业管理合同
 
F 采购管理
F01 采购计划
F02 仓库进帐记录
F03 仓库领出记录
F04 仓库库存盘点
G 计划管理
G01 公司计划、总结
G02 管理处计划、总结
G03 工程部计划总结
G04      保安部计划总结   
H   设备管理
H01 综合要求
H01-01 设备总帐
H01-02 机电设备台帐
H02 设备运行
H02-01 设备运行分析
H02-02 机电运行值班记录
H02-03 高压配电运行记录
H02-04 低压配电运行记录
H02-05 柴油发电机运行记录
H04 设备保养
H0-01 设备年度保养计划及完成情况
H0-02 设备月度保养计划及记录
I 房屋养护
I01 房屋年度养护计划及完成情况
I02 装修管理
J 环境卫生
J01 卫生检查
K  绿化养护
L           安全管理
L01 应急管理
L02 防范管理
L02-01 保安部工作记事簿
L02-02 保安巡逻记录
L02-03 消防中心值班工作记录
L02-04 录像带使用记录
L02-05 闭路电视监控运行记录
L02-06 来访登记
L02-07 货物出行证明
M 消防管理
M01 消防检查记录
M01-01 消防设施月检记录
M02 消防操作记录
M02-01 消防监控中心设备运行记录
N 车场管理
N01      车场资料
N02 车辆出入情况记录
N03 车场交接班记录
O 服务资料
O01   服务评议
O01－01 满意调查
O01－02 专项意见征询
O01－03 住户走访
O01－04 住户投诉
O01－05 住户表扬
O02 服务工作记录
O02－01 值班记事
O03 服务资料
O03－01  服务简介
O03－02  各项收费标准
 
P 社区文化
P01     社区文化实施方案
P02 社区文化活动资料
P03 内部宣传资料
P04 员工板报
Q   物业移交资料
Q01 规划报建资料
Q02 设备设施移交资料
Q02－01 柴油发电机说明书
Q02－02 柴油发电机图纸、资料
Q02－03 照明、动力电施竣工图
Q02－04 高、低压房配电系统图
Q02－05 供配电系统——部件说明书
Q02－06 供配电系统——部件说明书
Q02－20 停车收费系统资料
Q03 房屋建筑移交资料
Q03－01 竣工图(之一)
R 住户资料
R01 业主档案目录
R02     通讯录
S   业主会资料
S01     业委会工作资料
T   档案管理
T01   档案目录
T02 档案移交记录
T03 档案销毁记录
T04    档案借阅记录
T05 电子文档记录
U 智能系统管理
U01 思源系统
U02－01 思源物业管理系统资料
U01－02 思源5.0记录资料
U02－03 思源6.0记录资料
U01－04 思源7.0记录资料
U03 监控系统
U03－01 监控系统资料
V    图书管理
V01    图书资料目录
V02 图书资料借阅记录

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