1目的
    对质量、环境和职业健康安全管理体系文件进行有效管理和控制，防止文件和资料的丢失、误用、损坏及不规范，确保文件在各相关场所使用文件的充分性和适宜性。
2范围
    适用于与质量、环境和职业健康安全管理体系相关文件的控制管理。
3职责
3.1 品质部是该程序的主管部门，负责组织管理体系文件的制定、修改、管理并监督本程序的实施。
3.2各部门应设专人负责本部门所有与管理体系有关文件的控制管理，确保管理体系文件的有效控制。
4工作程序
4.1文件的分类
4.1.1  体系文件：管理手册、程序文件和支持性文件。
4.1.2  管理文件：与管理体系有关的行政管理文件。
4.1.3  专业文件：各专业系统中与管理体系有关的文件和资料等。
4.1.4  内部文件：本公司内上级下发和部门间互助协作的与管理体系有关的文件等。
4.1.5  外来文件：国家和地方颁布的法律法规、行业标准、规范、规程、图纸类文件、上级下发的与管理体系有关的文件等。
4.1.6  对外文件：本公司根据法律法规、行业标准、规范、规程、图纸类文件、工作需要、上级要求的与管理体系有关的协调、答复及申请文件等。
4.2 文件的编号及格式
4.2 文件编号
    公司品质管理部门对评审合格的各过程的体系文件进行编号，编号方法如下：
4.2.1程序文件、指导书、表格：
XX －XX －XXX - X
                           序号
                           文件类型代码
                           项目名称
                           过程名称
     其中：过程名称及项目名称用中文表示，若文件为公司通用则取消项目名称；
           文件类型代码：C代表程序文件，Z代表指导书，B代表表格；
           序号：按01，02……顺序依次类推。
     举例：体系-C01表示综合体系管理过程的第一个程序文件；
           保安-燕清源-Z03表示方安项目保安管理过程的第三个指导书；
           保洁-B02表示保洁管理过程的第二个表格。
4.2.2各过程名称缩写
行政管理—行政；品质管理—品质；人力资源管理—人事；财务管理—财务；客服管理—客服；工程管理—工程；保洁管理—保洁；绿化管理—绿化；保安管理—保安；消防管理—消防；会所服务—会所。
如有新增加过程仍然采用缩写形式。
4.2.3文件修改状态标识
当文件需要修改时，版本随之升级，用1，2，3……来表示修订次数，修订次数与版本一致。
4.3 文件的状态及标识
4.3.1文件状态分为受控和非受控两种。
a) 受控文件——指文件授权人对文件的形成、批准、发放、使用、更改、作废回收、归档等过程按体系管理规范要求予以控制。如：管理手册、程序文件、管理方案、各部门支持性及其他体系运行文件等；
b) 非受控文件——指非内部使用的管理性文件及外来文件，各部门需对外来文件进行登记、归档。
4.3.2文件的标识
a) 管理手册、程序文件的受控文件，在受控状态栏内加盖受控章并注明分发号（同一文件版本的发放顺序号），并注意同一文件版本发放号不能重号；
b) 非受控文件只做发放登记；
c) 法律、法规、国家、行业标准、规范等文件，以有效适用文件清单中确认的文件号进行控制；
d) 其它受控文件以分发号进行控制；
e) 所有作废文件须及时从工作场所撤出、销毁，由品质部按原件背面签收份数逐一收回，并指派专人进行文件销毁工作，且须留有销毁记录;
f) 因某种原因需保留的作废文件，应经管理者代表审批后保留，保留的作废文件应做相关登记盖章“作废保留”，并需责任人签字。
4.4 文件的批准和印发
公司品质部将评审合格的文件送交公司总经理进行审批，并在《体系文件评审表》中签署意见。具体编制/修改、评审、批准权限详见下表：

文件类别	编制	审核	批准
方针、目标	总经理
管理手册	品质管理部门		总经理
程序文件/指导书/表格	各过程负责人	品质管理部门	管理者代表

4.4.1 公司文件（包括管理体系文件）由品质部按公司总经理批准的发放范围发放，并办理文件的发放、登记手续。
4.4.2 公司各部门均应设专人（兼职）负责各类文件的签收、登记、标识、传递、存放，并负责本部门业务文件的收发，使文件始终保持受控状态。
4.4.3 体系文件印制数量，发放范围由总经理审批。
4.5 文件管理
4.5.1 品质部负责建立公司管理体系总《适用文件清单》。
4.5.2公司各部门负责建立本部门的《适用文件清单》，设专人收集、整理、保管并做好相应记录。
4.5.3 体系文件借阅需由借阅部门在公司品质部登记借阅，并填写《借阅记录表》。
4.5.4 文件的拷贝须进行编号、登记并予以控制。
4.5.5 所有声光软件（软盘、软件、录相带、图片）等与书面文件一样，严格控制其发放、复印、修改等。
4.5.6外来文件控制
a) 外来指导性、政策性、法规性及其它公司文件，应及时转交品质部，由总经理批准抄送的部门，各相关部门负责跟进落实；
b) 品质部负责识别、收集、法律、法规、国家、行业标准的最新版本，确定其适应性及有效性，并按控制要求发放相关部门；
c) 为防止使用已失效的外来文件，品质部协同相关部门每年负责检查一次公司使用的外来文件的有效性，及时更换失效和作废的文件版本。
4.6文件的评审与更改
4.6.1 对管理体系文件可通过每年管理评审进行适宜性评审，若需修改应由提出部门申请，填写《文件更改通知单》由品质部汇总，经原审批人审批后修改。
4.6.2 其他文件的评审由文件编制部门根据需要安排实施。
4.6.3 手册和程序文件更改有局部修改、换页或更改版次等方式，选择哪种方式视具体情况而定。
4.6.4 各部门接到《文件更改通知单》后实施更改，并将其记录在文件《文件修改控制页》。
4.7文件资料的归档
4.7.1 与管理体系相关的文件和资料由品质部负责存档。
4.7.2 工程管理文件、保修、维修合同以及竣工资料的归档，由管理处工程组负责接收并移交管理处行政组保存。
4.7.3 与经营管理有关的文件、招投标文件、行政管理文件、外来文件及各部门呈报或需各部门协调处理的文件，需由相关部门按照总经理指示抄报部门跟进，各部门需做好文件登记及副本归档，原件交由品质部保存。
4.8 对非纸张承载媒体的文件控制，也应按照以上规定执行。
4.9 作为记录的文件，应执行《记录控制程序》。
5  相关文件
5.1《记录控制程序》                                        
5.2《档案管理办法》
6  记录
6.1《适用文件清单》
6.2《文件修改控制页》
6.3《文件更改通知单》
6.4《文件借阅登记表》
6.5《文件销毁记录》
6.6《外来文件清单》
程序文件-文件控制程序http://www.wyfwgw.com/Article/511.html                                        无收发文记录