1 目的
通过实施本程序，对质量、环境及职业健康安全管理体系所要求的记录进行控制，提供物业服务符合要求及管理体系有效运行的证据，并为持续改进提供信息。
2 范围
适用本公司与质量、环境及职业健康安全管理体系运行中产生相关记录的控制管理。
3 职责
3.1 品质部是该程序的主管理部门，负责建立公司质量、环境及职业健康安全管理体系总《记录清单》，并监督本程序的实施、检查、指导工作。
3.2 人力资源部负责归档记录的贮存、管理
3.3 各部门/管理处负责做好本部门记录的标识、收集、编目、归档、保存及处理。
4 工作程序
4.1 记录方式：记录可采用文字记录、磁带、磁盘、软盘、光盘、胶片和照片等形式。
4.2 记录要求：
a) 所有记录内容应真实、准确、清晰、签字齐全、便于检索；
b) 如因其他原因不需填写的项目应将该项单杠划去，相关栏负责人签字不应空白；
c) 记录不许随便涂改，但可勘误，单杠划去错误部分，填上正确内容，责任人签字确认。
4.３ 记录应确保与产品活动和体系运行同步进行。
4.4 记录的标识和编目
4.4.1 记录采用统一规定的编号标识。管理体系运行所形成的记录，均按《文件控制程序》中规定的编号规则进行标识。凡国家、行业及上级规定的记录直接沿用不再编号。
4.4.2 记录应按主控部门对记录的要求，分类别、分项目进行编目，其编目标识顺序以记录发生的时间顺序为准。
4.5 记录的收集和检索
4.5.1品质部负责编制公司总《记录清单》，收集所有与质量、环境和职业健康安全管理体系相关记录表样，记录的保存期限在《记录清单》中明确。
4.5.2 记录控制实行“主控管理，分工负责”的原则，各有关部门负责本部门职责范围内所形成的相关记录，并建立部门《记录清单》。
4.6 记录的传送
各种记录的传递，通过主控部门的指导下进行，在记录的形成、收集、整理、管理、组卷、编目、登记、发放、归档的过程中发生的传递，都要办理传递手续。合同约定须将记录传递给顾客时，应由合同履行部门负责人批准方可传递。
4.7 记录的储存
4.7.1 人力资源部负责归档记录的贮存、管理，做到贮存环境适宜、安全，并采取相应的防火、防盗等措施。
4.7.2 各部门管理体系运行记录由本部门专人负责管理，防止记录的丢失和损坏。
4.7.3 贮存于计算机系统数据库内的记录，应注意计算机应用软件的更新，并设置防火墙。从计算机中调用记录必须经过相关部门领导的授权，所复制记录的备份，无论是存入数据库的，还是磁带、磁盘或光盘都应予以控制。
4.８ 记录的保管及处理
4.8.1接管验收的各种工程资料和顾客档案应永久保存。
4.8.2上级有规定的或顾客有要求的，按上级规定或顾客要求保存期限执行。
4.8.3供方的评价记录应保存到其合同终止，需定期更新部分应及时更新，如：营业执照、相关资质证明文件等。
4.8.4质量、环境和职业健康安全管理体系运行记录保管期限由主控部门自行确定。
4.8.5记录表格的修改应执行《文件控制程序》，并调整记录表格样册，作废记录表格应全部收回。
4.8.6超过保管期限的记录按规定处理，并建立销毁记录。具体执行《文件控制程序》，归档管理的记录由人力资源部按《档案管理办法》执行。
5 相关文件
5.1《文件控制程序》    
5.2《档案管理办法》
程序文件-记录控制程序http://www.wyfwgw.com/Article/514.html
6 记录
6.1《记录清单》