1、 目的：确保本公司质量体系文件处于受控状态并有效运行，确保文件保持清晰、易于识别。
2、 适用范围：适用于北京中海物业管理有限公司质量体系文件的管理
与控制。
3、 职责：
3.1 质量管理部负责对公司质量体系文件的编写、审批、发放、保存进行归口管理。
3.2 质量管理部负责对本公司质量体系文件的运行与控制进行指导
和监控，对违反控制规定的现象应予以纠正，各文件使用部门不得以任何借口拒不执行。
3.3 分公司和部门负责人负责所涉及质量体系文件的正常运行，文件
管理人员具体执行质量体系文件的修改申请、更换、发放、存档工作。
4 内容：
4.1  北京中海物业管理有限公司质量体系文件分为以下五类：
a：质量手册    b：程序文件    c：工作手册    d：质量记录       e：物业管理相关法规、国家标准、行业标准、图纸、技术图样，质量计划等。
4.2  质量体系文件的编写、批准：
a、 质量手册由质量管理部负责编写，程序文件由质量管理部牵头，
各部门负责编写相应程序。总经理负责质量手册的审核、批准，管理者代表负责程序文件的审核、批准。部门工作手册由主管经理审核，分公司工作手册由分公司执总审核，二者统一由管理者代表批准。
b、 法规、标准等外来文件由质量管理部统一收集整理，识别其可用性并控制其发放，发放范围由管理者代表审批。
c、 工程类文件、技术图样等外来文件由工程技术部进行识别并整理建档、编号，控制其发放，发放范围由主管经理审批。
d、 对于备份磁盘、光盘等文件，由使用部门自行保管，并对其使用、
借用实施控制。
e、 对于本公司内部网络文件，实行个人密码登录。
4.3  质量体系文件的发放：
质量手册、程序文件的发放由质量管理部负责，发放清单由总经理确定，分公司、各部门工作手册由各分公司、部门负责人确定，文件管理人员负责发放，并保存发放清单。
4.4  质量体系文件的评审及更新、修改：
a、 每年由公司质量管理部牵头进行一次质量体系文件的评审，确
定其适用性，必要时进行修改并重新审批。
b、 如标准进行更新换版，则公司质量体系文件应对照标准相应进行更新并重新颁布。
c、 对于小范围修改，公司员工可随时填写《质量体系文件修改建议
表》或通过电话与文件编制部门提出修改建议。修改后的文件需报质量管理部备案。
d、 对于相关程序、质量记录、表格的增删或相关规定的更改，应同质量管理部协商修改，并报主管领导进行审批。
e、 质量手册、程序文件的修改建议由质量管理部汇总后填写《文件
修改审批表》后，交总经理和管理者代表审批。
f、 所有修改文件均应填写《文件修改记录》，记录文件修改情况，
并在文件更改批准一周内将新版文件下发至文件使用部门，作废文件统一进行销毁，分公司不保留作废文件。文件编制部门有必要保存作废文件时，应加盖“仅供参考”标识进行识别。
g、 各部门文件管理人员应确保在相关场所使用有效文件。
h、 文件的更改应在版本号和修改状态中予以体现。当文件变更时，
状态号由0，1，2，3……依次递增，版本号由A、B、C……依次递增。
4.5 质量体系文件的保管：
质量手册、程序文件、工作手册、质量计划及识别后的外来文件
（工程标准类文件除外）的原件，由质量管理部存档保存，其它文件由发放部门文件管理人员负责保存，标书由市场部保存。
4.6 质量体系文件的编号：
4.6.1  质量体系文件的分类编号：
a、 北京中海物业管理有限公司：BZHPM
b、 质量手册：ZL
c、 程序文件：CX
d、 标    书：BS
e、 入伙方案：RH/（分公司代码）
f、 图    纸：TZ
g、 标    准：BZ/（部门代码）
h、 法    规：FG/（部门代码）
i、 质量记录、表格编号（如）：CX-01-01（程序文件中的表格），
RS-01-01（人事工作手册中的表格）
j、 各部门、分公司工作手册代码如下：
ZG-质量管理部      BG-办公室        RS-人力资源部    
CW-财务部          SC-市场部        GL-管理部     
QJ-清洁工作手册/管理部
QG-前期管理工作手册/管理部
A-保安工作手册/管理部
GG-工程规章工作手册/工程技术部    
WG-维修工作手册/工程技术部
SG-设备工作手册/工程技术部         
LG-楼宇接管入伙工作手册/工程技术部
JD-机电公司       DT-电梯公司        FH-凤凰城
WXY-万兴苑        YY-中海雅园        WQ-万泉新新家园
FD-枫丹丽舍       XH-星海明珠        ZJ-中建大厦
4.6.2  质量体系文件的分发编号：
在文件的代码后加“——年代——部门、分公司代码（若同一部门同一文件发放1本以上时，在部门、分公司代码后续填-01--..n）
4.7 质量体系文件的保存期限：
质量手册、程序文件、工作手册的保存期限均为至文件换版，E类文件保存期限至文件作废。
5 相关程序流程图见附页。
6 相关文件及表格：
a、《质量体系文件清单》
b、《质量体系文件发放范围审批表》
c、《质量体系文件修改建议表》
d、《文件修改记录》
e、《文件修改评审表》
f、《收文记录表》
g、《发文记录表》

质量体系文件编写、审批、发放流程图

质量体系文件评审及修改流程图