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物品采购控制程序--中海物业程序文件           ★★★ 【字体：小 大】
物品采购控制程序--中海物业程序文件
作者：www.wyfwgw.com    文章来源：中国物业服务顾问网    点击数：    更新时间：2008-06-22    

1． 目的
确保采购的物品能够满足要求，以确保服务质量能够满足顾客要求。
2． 适用范围
适用于所有与服务有关的采购物品，可根据其对服务影响的重要性调整控制程度。
3． 职责
3.1维修人员及服务人员负责对用于业主家中的物品进行使用前的最终验证。
3.2各部门和分公司采购主管负责选择合格供方并对其进行每年一次的评审，主管副总经理和分公司执行总经理负责审批并有权增减。 
3.3 各部门和分公司采购主管负责采购计划的制定，协同所需物品部门做好购进物品后的登录验证。
3.4 公司总经理和分公司执行总经理按各自权限负责采购计划的审批。
4．内容
4.1 采购过程
a)  为保证采购物品能满足规定要求，各部门和分公司的采购主管应建立《合格供方名单》，对其知名品牌、政府相关合法证明文件及良好的社会信誉等作为选择的依据，并做好相关记录。
b) 对供方的选择应由部门经理依据所收集的资料进行比较，请相关人员进行初审。每年年终还要根据其提供物品的质量、品牌、及时性、价格和售后服务等方面进行复审。每次审核均需填写《合格供方（年）评审记录》。
c) 对因产品质量或送货不及时而影响公司服务质量的将取消其合格供方资格，由各相关部门负责人在《合格供方（年）评审记录》中签署意见，保存记录。
4.2 采购信息
a) 采购主管负责填写《采购计划审批表》，将所需物品名称、规格型号、数量、单价、使用时间等项目填写齐全，报上级领导审批。单价超过RMB2，000元的大型机电设备或大宗物品应写请示报告交公司主管副总经理批示。
b) 紧急采购的物品，采购主管在采购后应补填《采购计划审批表》，并报原审批人补批。
c) 采购计划的制定要切合实际需要，避免造成物品积压或短缺，影响资金的正常使用。
d) 采购人员应具备丰富的知识面和敬业精神，对所采购的物品有一定的了解。通过各种渠道收集供方信息，建立信息库，分类保存。通过测算、比较建立合格供方档案，使用时可随时提取。
4.3 采购物品的验证
a)  采购人员购买后应及时办理入库手续，由采购主管、库管员会同申请部门共同验证并填写《采购登录验证表》及入库单, 对其数量、规格型号、外观和使用性能等进行综合验证，是否符合采购计划的要求。
b)  验证方式可采取目测、通电、仪表测量及其他必要的手段以确保采购的物品满足规定的采购要求。
c)  对重要设备的采购应聘请专业技术人员进行验证，并签字认可。
d)  当合同中有规定时，采购人员或物品使用人可以到供方现场进行验证。对验证不合格的物品，可参照《不合格品的控制程序》进行处置。
4.4 采购记录的保存
对以上相关记录均应按照有关规定年限进行保存，使其具有可追溯性。（保存期限以各部门工作手册规定为准）
5．相关文件与记录
《采购计划审批表》
《采购登录验证表》
《合格供方名单》
《合格供方(年)评审记录》
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