人际沟通的技巧（下）

———书面沟通和非语言沟通

一、书面沟通的技巧

适合于口头沟通的原则同样适合于书面沟通。书面沟通的技巧就是要设法使读者有欲望读下去。这意味着：你要先确定想要表达的主要意思。然后找出合适的方式将它表达出来。不管是使用何种书面沟通方式，重要的是保证表达的能够被理解。
作为初涉社会的学生来说，运用书面沟通必须牢记以下具体原则：
1、先记下，后修改。也就是说，无论记成什么样子，先记下，然后花些时间润色希望传达的内容。别老指望“立马成才”，“七步成诗”。老老实实地写下内容，并且做认真的修改。
2、使用空格、标题、段落和段首缩字。这些项目是视觉和声音信号中卓有成效的替代品，能起到强调、激发兴趣和刺激的作用，鼓励人们更加乐于吸取书面信息并防止他们大脑装得过多而不能自拔。
3、运用大字标题并选择不同字体（甚或摘要），这些都可作为“路标”使读者更易于寻找。
4、最重要规则就是“简洁为贵”。口头沟通时所用的语言通常是无拘无束的，但要把思想诉诸于文字写在纸上，人们常常束缚自己。出于某种原因，他们觉得，因为是在写作，所以必须使用一些比较正式的词语，如用“融资”代替“搞钱”，“生产”代替“做”，“参加”代替“入伙”，“然”代替“但是”，如此等等。这些不仅有损信息本身，还会阻碍读者流利地阅读。
5、书面沟通要求您时时都必须把读者放在心上。好的书面表达大大有助于书面材料的理解，而且，当读者能理解您所写下的内容时，他们就获得了继续往下读的动力。只要你写得简单易懂，就能抓住读者的心，使他感觉到，你写的东西值得一读，也值得重读，并且从中获取知识与力量，与你达成共鸣。

小故事：
一封信的美丽爱情
曾有一位师范学院的学生，毕业前夕反复与女友交谈，希望她能跟他一块去贫苦偏僻的山村当老师。但他女友思考再三，婉言拒绝。在这个男孩执教的第一个冬天，山村下了一场大雪，男孩触景生情，忆起大学时与女友一起在雪中嬉戏的情景，不由自主地写下了一封长信，然后寄给了远方的女友。谁知女友读完信后心潮澎湃，毅然远离城市与这位男孩厮守一生。男主人公说道，是这一封信改变了他的爱情。

书面信息能够长期保存，这个“硬拷贝”是很有用的，它可以在任何时候为任何人所使用，通过文字可以将你复杂的思想表达清楚，文字形式也让接受者能够以自己的速度和方式来理解。
我们工作中通常所用的主要的书面沟通工具有：书信、便笺和报告。
一）信件
你的任何信件都有需要满足正常的通信要求。简单来说，也就是信件必须要清楚明了，简洁、条理。
在写信之前先要确定写信的目的，问问自己：“我写这封信是想干什么？”将想要表达的意思说清楚，保证收信人能够理解它。保证语言简练、平实，尽量不用专业术语。尽可能使信件观点鲜明、中肯，不要让读者对你想要表达的意思有任何不明白的地方。
在你将自己的想法写出来之前先想一下，假如现在是和别人在交谈，你会怎么说。这样做显然是有帮助的。但是很多人对于面对面能说清楚的问题，一写出来就会遇到困难。
大致步骤如下：
写信说此什么   这是信件的目的。你究竟想对收信人说些什么？如果你想让他们做些什么的话，就要先搞清楚到底是什么。
收信人      通常你应该清楚是谁是收信人，并给予尊称。
事件的情形  首先告诉读者信的主要内容是什么。
产生后果    接着阐明这一事件带来的后果。
解决的方式  然后可以建议一个可行的办法。
具体的办法  接着可以指出你会采取什么办法，或者你期望对方做什么样的改进。
用词的礼貌  即使对方使你很反感，在用词上必须表现得彬彬有礼着重陈述事实而不能使用冒犯性的文字，否则不可能得到积极的回应。最后，尽量以一些祝福性的话语来结束这封信，至少应该看上去是礼貌的。

小知识：3--5
准确表达你的意思：
开始动笔写信前，首先仔细整理归纳想要写的内容，以确保收信方能够准确地理解你的意思，以下的步骤——我们称之为SCRAP法——将帮助你加强记忆：
事件的情形    situation
产生的后果   consequences
解决的方法   resolution
具体的方法   action
用词的礼貌   politenes

二）报告
报告和信件结构相似，但是，由于报告往往比信件要长一些，所以还要遵循另外的一些规则。如有些报告的格式有统一的要求，那么就必须遵守。一般情况下，报告应具有以下内容和要求：
陈述事实  简要地说明事情发展的状况。为了表明关系，介绍一下背景状况。
发现问题  也就是完成这份报告的原因。
说明产生问题的可能性   列出所有的可能性，逐一进行分析。即使并不是真正的原因，但至少也给出了一定的方向范围。这一步很重要。
陈述观点   这是整报告的“亮点”，要做到让报告对每位读者都具有吸引力，不要因为担心出错或使别人不高兴而省略这一部分。记住，只要报告合乎逻辑并且运用了系统的方法，就不会有什么大的问题。
建议是报告的主体内容。所以，文字要简洁明了，不要使用晦涩难懂的语句，尽可能多用短句。保证你的建议确实与存在的问题有密切的关系，不要牵扯无关紧要的东西。
不要长篇大论。在心中时刻提醒自己：报告是要给别人看的，整页整页的文字叙述只会令人厌烦。因此，在文字中多用一些大标题、小标题、注释等引导读者阅读。还有，多列一些图表也会帮助读者理解复杂的内容。
摘要
摘自只有一两段的内容。如果没有足够时间详细阅读报告，通过看摘要，就可以大致了解事情的现状、存在的问题、问题产生的各种及你的建议等。用很少的文字覆盖这么多的内容可能比较困难，但是，对于任何一份报告来说，这一部分内容都必不可少。完成整个报告之后，再着手这一部分内容。
参考信息
这部分列出完成报告时，上级给予的参考提纲，提纲的各项条款都可以在报告中直接找到具体出处。
除此之外，还应包括给你安排这份报告的人的资料及对这份报告的要求——这对这份报告来说这都是一些基本素材。
任务分析
这也是你完成这份报告的原因。
参考文献及出处
参考文献指的是完成报告的过程中以各种方式用到的书籍或文章，无论是听到的还是看到的，都要一一列入参考文献一栏。
附录
一些对报告主体内容起辅助作用的信息应该列在附录里，例如数字、事例分析、费用的其他报告的结果等。虽然这些对你的报告的结果有很大作用，但是往往由于内容太多。而不能将其放到主体部分中去。一些基础的研究发现也应写在附录里。在报告任何一个合适的地方都应该声明参见附录。
最终定稿
进行文字校对后，再慢慢读几次，发现问题，然后再让别人来检查一下，以便最终定稿。

小知识：3--6
一份完整的报告包含以下内容：
封面
目录
摘要（有时称为引言、导言）
参考信息
任务分析
主体内容，它包括：目前状况陈述
                 存在问题
                 问题产生的各种可能性
                 我的建议
参考文献及出处
附录

三）便笺
  便笺是最简便的一种书信。客观存在是人们在日常生活中和工作中，临时遇到某事要告诉别人，然而由于某些原因不能面谈或由于手续上的需要，于是采用便笺。常用的便笺有请假条，留言条和托人办事条等。便笺的内容一定要简洁明了，要注明时间，末了要签署姓名。

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