| 网站首页 | 物业新闻 | 资料文档 | 法律法规 | 软件下载 | 证书图片 | 物管论坛 | 图书商城 | 培训咨询 | 企业展台 | 
您现在的位置： 中国物业服务顾问网 >> 资料文档 >> 基础教程 >> 作业程序 >> 正文 用户登录 新用户注册
程序文件-文件控制程序    热     ★★★ 【字体：小 大】
程序文件-文件控制程序
作者：未知    文章来源：本站整理    点击数：    更新时间：2007-4-14    

1．目的
对公司与体系有关的文件进行控制，确保文件的适用性，防止使用失效和作废的文件。
2．范围
与体系有关的各类文件和资料的控制。
3．职责
3.1总经理负责批准发布QEO管理手册、程序文件、管理文件等。
3.2管理者代表负责审核管理手册、程序文件、管理文件等；质量管理部负责手册及程序文件的编写。
3.3各部门负责相关文件（如操作技术规程、管理制度、物业服务规范等）的编制、使用和保管，并送质量管理部备案。
3.4质量管理部负责体系文件和资料、办公室负责物业接收的档案资料、设备部负责物业设备设施档案资料的管理及归案。
3.5 各部门负责本部门与体系有关的文件资料的搜集、整理和归档等。
4．程序
4.1文件的分类和保管
4.1.1QEO管理手册、程序文件由质量管理部备案保存，总经理确定发放范围，各使用部门设专人负责保管。
4.1.2支持性文件包括标准、工作规范（部门责任制和任职要求等）、技术标准（国家标准、行业标准等）、操作规程、QEO管理方案、环境因素评价标准、危险源确定依据等，由各相关部门自行保存，质量管理部备案存档。
4.1.3其他管理文件如各种行政管理制度、外部来的管理文件与体系有关的政策、法规文件等，由质量管理部登记保存。
4.2文件编号
管理体系文件编号详见《QEO管理体系受控文件编号方案》。
4.3文件的编写、审核、批准、发放
4.3.1QEO管理手册、程序文件由质量管理部组织编写，管理者代表负责审核，总经理批准发布。质量管理部负责登记发放。
4.3.2各部门负责相关文件的编写、审核，管理者代表审批，质量管理部登记发放。
4.3.3质量管理部负责物业服务标准、服务规范、操作规程、服务方案等技术文件、人员培训计划及部门入职标准的编写、审批和发放。
4.3.4办公室负责采购文件，以及库房管理、搬运、贮藏等管理文件的编写，报主管副总审批，做好存档。
4.3.5设备部负责设备管理方面的文件制定。
4.3.6文件发放范围由审批人确定，并编制填写《文件发放／回收控制表》。
4.4文件的标识
4.4.1文件分为“受控文件”和“非受控文件”两类。
受控文件：在公司内部与体系密切相关的，必须在文件封面右上加盖红色“受控文件”印章并编制受控号（或发放号）。
非受控文件：指对外宣传及提供给第二、第三方的文件。
4.4.2自编的文件应以文件编号进行识别，详见《QEO管理体系受控文件编号方案》。
4.5文件的更改
4.5.1QEO管理手册等体系文件由管理者代表组织更改，质量管理部填写《文件更改申请》，管理者代表批准后，由质量管理部进行修改发放，保留更改内容记录、并填写《文件更改履历表》。
4.5.2其他文件的更改由相应主管部门填写《文件更改申请》，经主管审批，再由各相应部门指定人员进行更改，发放，并填写《文件更改履历表》。
4.5.3所有更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。
4.5.4当程序文件和QEO管理手册三分之二以上作过修改（通常为9次），或特殊情况需大修改及体系运行满三年时，需进行一次换版处理，换版工作由管理者代表组织进行（版本依次为A、B、C……）。
4.5.5质量管理部每年组织各部门进行一次文件适用性的评审，并作好记录，以确定其有效性，由此产生的更改按本条款4.5执行。
4.6文件的领用
4.6.1文件领用者应在《文件发放／回收控制表》签收栏内签字。
4.6.2因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应的旧文件并在《文件发放／回收控制表》签回栏内签字。因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件分发号失效，发放部门做好相应发放签收记录。
4.7文件的管理
4.7.1文件的保存
A．保存在通风安全之处。
B．由本部门保管，质量管理部每年对各部门文件保管情况进行一次全面检查。
C．受控文件上不允乱划，不准私自外借，确保文件的清晰，易于识别和检索。
4.7.2文件的作废与销毁
A．作废文件由相关部门负责及时从所有发放部门撤消，标识 “作废”，防止作废文件非预期使用。
B．保留的任何作废文件，都应进行适当的识别。
4.7.3文件的借阅、复制
借阅、复制与管理体系有关的文件，应填写《文件借阅／复制记录》，由相关负责人按规定权限审批后向资料管理员借阅、复制，复制的受控文件须由资料管理员登记编号，必须加盖红章，否则复印件无效。
4.8外来文件控制
4.8.1外来文件由质量管理部进行文件存档登记并保存原件；一般文件发放或传阅相关部门；与物业服务质量有关的文件，经质量管理部整理，主管副总批准后，编发放号，发至有关部门或个人，并保存原件。
4.8.2各部门接到外来文件后，须识别以确保其有效，并报质量管理部存档。
4.8.3质量管理部负责收集与物业服务有关国家、行业、标准的最新版本及相关的法规，质量管理部统一编发放号，加盖印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。负责编制《适用法律法规和其他要求清单》，每年一次到标准发行部门进行检索，确保其有效性，并记录检索情况。
4.8.4质量管理部负责收集与公司相关的环境、安全方面的国家地方的最新版本的法律法规及其它要求，负责编制《适用法律法规和其他要求清单》，每年一次到标准发行部门进行检索，确保其有效性，并记录检索情况。
4.8.5收集内容：国家、地方环境保护及职业安全法律、法规、标准、规范性文件、执法（相关）部门的通知、公报等。
4.8.6各部门要把上述标准及其他与体系有关的外来文件填入《受控文件清单》并报质量管理部备案。
4.8.7对承载媒体不是纸张的文件（如软盘等）的控制以及其他管理文件的管理，均可参照上述规定执行。
5．相关文件、质量记录
 《QEO管理体系受控文件编号方案》
《文件发放／回收控制表》
《受控文件清单》
《文件更改申请》
 《文件更改履历表》
《文件借阅／复制记录》
 《适用法律法规和其他要求清单》
文章录入：admin    责任编辑：admin 
  • 上一篇文章：

  • 下一篇文章：
    • 【发表评论】【加入收藏】【告诉好友】【打印此文】【关闭窗口】
    最新热点 最新推荐 相关文章
     文件控制程序--中海物业程序…
    文件控制程序
     
    　　网友评论：（只显示最新10条。评论内容只代表网友观点，与本站立场无关！）
    数据载入中，请稍后……
    Copyright©2002-2007中国物业服务顾问网 | 电话：0755--26415018 传真：0755--26415038 邮箱：wyfwgw@163.com 地址：深圳市南山区创业路现代城•华庭5栋5A | 粤ICP备05051606号 | 站长：风云再起