绍市建设建〔2007〕192号

关于进一步规范业主大会及业主委员会工作的通知

各有关单位： 
    为贯彻国务院《物业管理条例》、《浙江省物业管理条例》、建设部《业主大会规程》、《绍兴市区物业管理办法》等法规和规定，进一步规范业主大会、业主委员会的工作，现就有关问题通知如下：
一、关于业主大会的筹备
物业管理区域内具备《浙江省物业管理条例》第八条规定条件的，应当成立业主大会筹备组，筹备召开首次业主大会会议。
（一）筹备组成立程序
由物业建设单位（或前期物业服务企业）书面通知物业主管部门、物业所在地街道办事处（镇人民政府）、社区居民委员会其建设（或管理）的物业区域已具备业主大会成立的条件。在物业主管部门、物业所在地街道办事处（镇人民政府）的指导下，由业主推荐的代表和建设单位、居民委员会的代表组成筹备组,负责业主大会会议召开的筹备工作。
（二）筹备组成员产生
1、由前期物业服务企业（没有前期物业服务企业的由物业所在地镇政府、街道办事处、居民委员会）向物业小区内的业主征询意见，并组织推举出业主代表一至三名；
2、由物业所在地的镇政府、街道办事处指定当地居民委员会的工作人员一至二名作为代表（居民委员会尚未建立的，由镇政府、街道办事处在其单位内推举代表）；
3、由物业主管部门要求建设单位推举一至二名代表。
筹备组应当确定召集人，负责牵头制定筹备组规划和进行相应的筹备工作。筹备组无法确定召集人的，由物业主管部门在业主代表和建设单位、居民委员会代表中直接指定。
筹备组成员名单应当自成立之日起三日内在物业管理区域内书面公告。
（三）首次业主大会会议筹备工作内容（有关表式见附件）
1、确定召开首次业主大会会议形式
首次业主大会会议可以采用集体讨论的形式，也可以采用书面征求意见的形式。
采用集体讨论形式议事的，可根据业主人数多少，分业主大会会议和业主代表会议。业主或者业主代表因故不能参加业主大会会议的，可以书面委托代理人代为参加业主大会会议。采用业主代表会议集体讨论的，可以以幢、单元、楼层等为单位推选业主代表参加会议，业主代表应当于参加业主大会会议3日前就大会拟讨论的事项书面征求所代表的业主意见。
采用书面征求意见形式议事的，由筹备组组织有关人员发放征求（表决）意见单或选票，将首次业主大会议事内容书面征询物业管理区域内业主意见或由业主投票表决。
2、确定业主身份
业主身份的认定以房地产权证记载的权利人为准。房屋已出售并交付使用但尚未领取房地产权证的，房屋销（预）售合同中的购房人可以视为业主。房地产权证记载的权利人或房屋销（预）售合同中的购房人超过一人的，应当推选一人参加首次业主大会会议。
3、确定首次业主大会会议上的投票权数
业主在首次业主大会会议上的投票权数，按每一房地产权证计一票原则确定，建筑面积超过200平方米的部分，每满200平方米另计一票。但单个业主所计票数不得超过物业管理区域内全体业主总票数的百分之三十。建设单位未出售或者已经出售但未交付的物业，按以上规定计投票权数。
4、确定召开首次业主大会会议的时间、地点议题和议程，并按规定通知全体业主，告知物业主管部门、街道办事处（或乡镇人民政府）、居民委员会派代表参加会议。
5、确定业主委员会候选人人数和产生办法，组织业主推荐产生业主委员会委员候选人。
6、拟定《业主大会议事规则》（草案）和《业主公约》（草案）。
7、做好召开业主大会会议的其他各项准备工作,(包括确定好监票、计票、唱票等工作人员，准备好票箱、选票)。
其中1、2、3、4、5、6项内容筹备组应当在首次业主大会会议召开15日前以书面形式在物业管理区域内公告。
（四）首次业主大会会议投票及结果公布
1、首次业主大会会议采用集体讨论形式的，会议表决应当采取投票形式，由参加会议的业主或委托代理人当场投赞同、反对及弃权票，经筹备组统计汇总，当场公布表决结果；
2、首次业主大会会议采用业主代表会议集体讨论形式的，由业主代表向其被代表的业主书面发放大会拟讨论的事项，业主的赞同、反对及弃权的表决票须本人签字后，由业主代表在首次业主大会会议投票时如实反映，经筹备组统计汇总，当场公布表决结果；
3、首次业主大会会议采用书面征求意见形式的，由筹备组组织有关人员向全体业主发放征求（表决）意见单或选票，并回收统计、公布表决结果。首次业主大会会议应当有物业管理区域内持有二分之一以上投票权数的业主参加。选举产生业主委员会委员必须经与会业主所持投票权数二分之一以上通过。业主大会制定业主公约、业主大会议事规则必须经物业管理区域内全体业主所持投票权数三分之二以上通过。
逾期不参加投票业主的投票权数是否计入已表决的多数票数，由业主大会议事规则约定。但该已表决的多数票数应当达到物业管理区域内全体业主所持投票权数的二分之一以上。
业主委员会委员选举时，经与会业主过半数投票权同意的人数超过应选名额时，以得票多的当选；若票数相等，不能确定当选人时，应当对得票数相等的被选举人再次投票，以得票多的当选。
二、关于业主大会定期会议和临时会议
业主大会定期会议应当按照业主大会会议议事规则规定召开。
物业管理区域内有百分之二十以上的业主提议或者符合业主大会会议议事规则规定条件的，业主委员会应当组织召开业主大会临时会议。
三、关于业主委员会运作
（一）规范业主委员会备案
首次业主大会会议召开、业主委员会依法选举产生后，业主委员会应自选举产生之日起三十日内，填写好业主委员会备案表并持业主大会会议记录和会议决定、业主大会议事规则、业主公约、业主委员会委员的名单、会议签到等资料向物业主管部门备案，由物业主管部门对依法选举产生的业主委员会出具业主大会、业主委员会备案证明和印章刻制证明。业主委员会应当依法刻制和使用印章。
（二）规范业主委员会行为
业主委员会是业主大会的执行机构，应当按照业主大会议事规则的约定召开业主委员会会议。经三分之一以上业主委员会委员提议或者业主委员会主任认为有必要的，应当及时召开业主委员会会议。
    业主委员会会议应当作书面记录，由出席会议的委员签字后存档。
    业主委员会召开会议必须有半数以上委员出席，所作出决定须经业主委员会全体委员半数以上同意，业主委员会需要讨论决定的事项应当于会议召开三日前在物业管理区域内公告，听取业主和非业主使用人的建议和意见。业主委员会的决定应当以书面形式在物业管理区域内及时公告。
    业主委员会在组织增补业主委员会委员、修改业主公约、业主大会议事规则、选聘和解聘物业服务企业、设置临时停车位等重大决定时，不得以不征求物业管理区域内全体业主意见，而以在物业管理区域内张榜公告相关事宜的意见征求方式来决定相关重大事项。
    业主委员会每届任期为三至五年，业主委员会应在其任期届满的两个月前，书面报告物业主管部门和街道办事处（镇人民政府）。业主委员会应当在物业主管部门和街道办事处（镇人民政府）指导下召开业主大会会议，选举产生新一届业主委员会，并按规定办理备案手续。
    原业主委员会应当在其任期届满之日起10日内，将其保管的有关档案等文件资料、印章及其他属于全体业主所有的财物移交新一届业主委员会，并做好交接的手续。
（三）规范业主委员会相关管理工作
    1、建立档案管理制度
下列档案资料应当编号造册，并指定专人管理：
    （1）各类会议记录、纪要；
    （2）业主委员会、业主大会作出的决议、决定等书面材料；
    （3）各届业主委员会产生、备案的材料；
    （4）业主清册及联系方式；
    （5）订立的物业服务合同；
    （6）有关法律、法规和业务往来文件；
    （7）业主和使用人的书面意见、建议书；
    （8）维修资金收支情况清册；
    （9）其他有关材料。
2、加强印章使用管理
    业主委员会应当建立健全印章管理制度，业主大会印章、业主大会财务专用章和业主委员会印章应由业主委员会确定的专人保管，并按印章管理制度使用。
    使用业主大会印章的，应当由业主大会作出决定；使用业主委员会印章的，由业主委员会决定。
    违反印章使用规定，造成经济损失或者不良影响的，由责任人承担相应的责任。
3、业主委员会的自身建设
    业主大会、业主委员会应当依法履行职责，不得作出与物业管理无关的决定，不得从事与物业管理无关的活动。
业主委员会在物业管理活动中，为维护物业管理区域内业主共同权益的需要，经业主大会决定，可以以自己的名义依法提起诉讼。
    业主委员会及其委员未能依法履行职责或者其行为损害全体业主共同利益的，物业管理区域内的业主可以根据《浙江省物业管理条例》第十二条第三款规定提议召开业主大会临时会议。业主大会临时会议有权根据业主大会议事规则提出质询、依法撤销业主委员会所作的决定或者改选业主委员会。
业主委员会应当自觉接受物业主管部门、街道办事处（镇人民政府）和社区居民委员会的指导和监督，加强对物业管理政策法规的学习和宣传，不断提高业主自主管理的意识和能力。要切实履行业主委员会的职责，自觉接受业主的咨询、投诉和监督，协调业主之间及业主与物业企业之间的关系，共同搞好小区物业管理。

附：《成立业主大会条件的告知书》等20个示范文本

二〇〇七年八月一日

主题词：机构  业主大会  委员会  通知
绍兴市建设局办公室                         2007年8月1日印发
（共印300份）

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