四、管理制度与档案建设

（一） 制度建设：

制度，是任何管理工作的准绳和依据。物业管理是一个复杂的、完整的系统，要想使系统运转流畅，服务质量稳定，物业管理企业必须依据国家和政府有关部门颁布的法律法规，借鉴国内外优秀物业管理企业的成功经验，结合所管物业的实际情况，制订一套科学的行之有效的规章制度。

根据物业管理的行业特点，物业管理制度可以分为公众制度（外部管理制度）和内部管理制度两大类。

1、 写字楼的公众制度：

管理维修公约

入伙须知及程序

入住程序及程序

住户手册（服务指南）

装修管理规定

停车场管理规定

安全消防规定（安全手册）

搬家规定及程序

非标准工作时间出入大厦管理规定

携带物品出入大厦管理规定

2、 写字楼物管的内部管理制度：

机构设置和人员编制

各部门职责和管理范围
人事培训制度

财务制度

岗位职责

管理程序制度

（二）档案建设与管理：

 档案工作是一项重要的管理基础工作，是企业经营活动的历史记录，也是企
业当前经营活动的指导依据和企业依法经营、规范服务的证明。档案管理工作的要求是要做到“历史与现实、固定和动态的统一”。

1、    人事培训档案
2、    会计档案
3、    写字楼交接记录档案
4、    业主档案
5、    租户档案
6、    钥匙档案
7、    电话档案
8、    工程技术图纸档案
9、    工程各系统设备档案
10、 写字楼承建商和供货商档案
11、 电、水、气表编号档案
12、 业主装修档案
13、 安全监控摄像头档案
14、 消防报警灭火探头编号档案
15、 保安值班巡视记录档案
16、 工程维修记录档案
17、 合同档案
18、 店堂通知及业主（租户）收文记录档案
19、 客户意见调查表
20、 证件系统
21、 指示牌系统

五、写字楼的租售代理

 写字楼的租售不只是一种交易行为，更多的是一种管理服务行为，因此，物业公司代理租售比其它代理公司更有优势。物业公司不仅对写字楼的楼宇功能、工程质量非常了解，而且对其管理与服务有着详细的安排与实践，这就能使投资者和用户乐意为日后系统周到的服务和优良的管理而租买写字楼。

（一） 同发展商和业主签定代理租售协议
（二） 组建和培训营销队伍
（三） 拟订和执行营销计划：

1、 计划概要（主要目标和方案建议、内容目录）

2、市场分析（经济环境、市场状况与细分、竞争产品、价格与营销策略）

 3、写字楼特性分析与建议

 4、机会与问题分析

 5、租售目标

6、营销策略（写字楼功能改进与定位、目标市场定位、价格定位和价格组合系统、营销策略定位和操作方式、时间选择）

 7、营销行动方案

 8、营销预算

10、 计划及预算控制、应急计划

（四）营销计划的执行

 计划与执行密切相关，计划指导着执行，执行反映着计划的效果。

 1、资源配置

 2、组织实施

 3、解决问题及调整措施

 4、监控计划的进展和执行结果的评价

六、安全与消防管理

（一）管理范围与岗位设置

（二） 大厦外围的安全监控

（三） 大厦外围交通及停车场的管理

（四） 地下停车场的管理

（五） 大堂、库房及各出入口的监控（物品及各类人员、车辆）

（六） 内保工作及事故处理

（七） 与公安、消防等机关、客户、保安公司及物业公司各部门的联系群防工作

（八） 钥匙档案、客户档案、值班巡视记录、案件处理记录、安全消防指示标志系统、证件系统

（九） 消防制度与日常消防工作

（十） 保安器械及消防设施设备的维护保养

（十一） 业主装修施工的消防和人员的管理

（十二） 保安人员的培训与管理（管理与服务的关系）

（十三） 安全消防应急预案

七、工程管理

（一） 健全各种文件档案（图纸、技术资料、系统设备、能源计量等）是做好工程管理的重要基础

（二） 楼宇本体的日常养护和修缮管理

1、 定期（每2年）进行房屋查勘，了解房屋的完好程度和完损等级
“从外部到内部，从下层到上层，从承重结构到非承重构件，从表面到隐蔽，从局部到整体”；结构、装修、设施设备。

2、 制订和执行修缮养护计划

3、 控制施工成本和质量

4、 做好修缮资料的整理和房屋技术资料的归档工作

（三）二次装修管理
 
审图（风格、荷载—250公斤/平米、消防探头、用电容量、新风、风机盘
管）；过程监控临时用电、动火作业、施工人员的管理、成品保护、运料及
垃圾清运）；验收（工程质量、备料、电表、报批手续、图纸归档）

（四）设备管理
 
 1、管理范围：

供配电系统
暖通系统
给排水系统
电梯
楼宇自控系统
消防系统
保安监控系统
燃气系统
防雷装置
卫星电视、音像系统、
通讯系统
综合布线、计算机网络系统
卫生间设备
门、窗、五金件等

2、 管理措施：

建立设备卡片、管理帐册和技术档案；
制订并严格执行定期检查、维修、保养计划；
做好设备运行和维修记录；
建立设备的大、中修工程的验收记录，积累技术资料；
建立设备的更新、调拨、增添、改变、改造、报废等方面的制度

3、 工具管理

4、 维修材料、备品备件管理和成本控制

5、 节能管理

6、 各种事故的应急预案

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